Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

• Основы трудового и административного законодательства.
• Общие нормы этики и делового этикета.
• Основы делопроизводства.
• Техника безопасности.
• Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
• Охрана труда.
• Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

• Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
• Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
• Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Понятие этикета - установленного порядка соблюдения определенных норм поведения. Принципы делового этикета - важнейшей стороны профессионального поведения. Особенности вербального этикета, культуры речи и правил ведения переговоров. Телефонный этикет.

Тюменский Государственный университет РЕФЕРАТ на тему: Стиль и оформление служебных документов Выполнила Тюмень-1998 Содержание. Содержание. 2 Использование штампов 3

Нравственные основы службы в органах внутренних дел, защита человека, его жизни и здоровья, чести и личного достоинства, неотъемлемых прав и свобод. Служебная деятельность сотрудника милиции, нравственные цели, направленные на защиту интересов граждан.

Основные правила ведения переговоров по телефону, приемы рационализации телефонного общения. Рекомендации по успешному деловому общению и ведению беседы. Пятнадцать положений и правил ведения телефонных переговоров, специфика делового администрирования.

Этика и особенности поведения руководителя при приеме сотрудников на работу и при их увольнении. Собеседование как один из наиболее распространенных методов отбора персонала, его разновидности. Главные вопросы, которые решаются на кадровом собеседовании.

Ознакомление с понятием об имидже и дизайне офиса, об этике современного делового человека. Современный бизнес. Модели поведения на работе и в повседневной жизни. Главная забота бизнесмена в оформлении офиса. Специальное помещение для приема посетителей.

Деятельность системы Кодексов этики профессиональных бухгалтеров и аудиторов. Нормы поведения бухгалтерских работников. Бухгалтерская профессия и профессиональная этика. Соблюдение этических норм профессионального поведения. Объективность аудитора.

Правила построения деловой беседы. Письменные виды делового общения. Классификация, планирование проведения совещаний. Абстрактные типы собеседников. Этапы и фазы делового общения. Техника телефонных переговоров. Этические нормы телефонного разговора.

Этикет речевого общения. Главный этический принцип речевого общения. Этика деловой и административной речи. Средства выразительности деловой речи. Главные функции административного подстиля: информационно-содержательная и организационно-регулирующая.

Классификация технических средств. Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве. Средства для составления документов. Портативные, компактные и канцелярские пишущие машины, диктофонная техника, электронные пишущие машины.

Изучение правил поведения делового человека: на улице, у входа в служебное помещение, у лифта и в лифте, в приемной и в кабинете начальника. Рабочие взаимоотношения типа "руководитель-секретарь". Правила проведения совещания, этика телефонных разговоров.

Особенности протокольных приемов в деловых отношениях. Отличительные черты дневных, вечерних приемов, коктейлей и фуршетов. Визитные карточки и правила их использования. Этикет официальной переписки. Ведение переговоров с использованием средств связи.

Навыки телефонного общения как один из важнейших аспектов создания положительного имиджа компании. Деловой телефонный этикет на работе. Установка компьютеризованных систем – "электронных секретарей". Правила общения по телефону и телефонное хулиганство.

Черты портрета руководителя. Что нужно уметь, чтобы стать лидером в управлении. Планирование персонала: фактор увольнения. Типология управленческих решений. Управленческое решение - это выбор альтернативы.

Секретарь - лицо компании. Это первый человек, с которым сталкиваются люди, приходя в ту или иную организацию. От того, какое производит впечатление помощник руководителя, зависит и впечатление от компании в целом. Сотрудники фирмы не должны стесняться своего «лица». Поэтому, грамотный офис-менеджер - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности, доброжелательности и стиля.

Пожалуй, стоит начать с того, что должен знать и уметь секретарь. Все эти правила, излагаются в квалификационной характеристике, стандарт которой мы вкратце и рассмотрим.

Ни для кого не секрет, что секретарь это «правая рука» руководителя, соответственно в его обязанности входит выполнять функции по обслуживанию работы руководителя предприятия, помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. И выполнять другие поручения руководства.

Конечно, «правая рука» директора должна знать о всем, что происходит в фирме, а так же направление деятельности фирмы, должностные обязанности и компетенции сотрудников. Ну и, как любому грамотному офисному сотруднику, секретарю необходимо знать правила орфографии и пунктуации, правила эксплуатации офисной оргтехники, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, иностранный язык клиентов и партнеров , психологию людей и законы эффективной коммуникации, служебный этикет и много другое.

Грамотный секретарь - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности и доброжелательности, потому что важнейшей из задач секретаря является прием посетителей, которые по его внешнему и внутреннему миру делают общее впечатление о всех фирме.

Таким образом, что бы сотрудники фирмы не стыдились своего «лица», секретарь должен владеть своей мимикой, интонациями голоса, жестами. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Посетителю, вошедшему в приемную офиса, о многом расскажут слова приветствия и манера поведения встречающего его секретаря. Итак, когда гость появляется в приемной, секретарю следует встать к нему на встречу и первому начать беседу. При этом в речи секретаря не должны проскакивать слова такие как: «Чем я могу быть вам полезна?», «Чем я могу вам помочь?» Подобные фразы больше подойдут для обслуживающего персонала (официант, гардеробщик, швейцар и т. п.), но не для лица компании.

При встрече посетителя секретарь должен приветливо представиться: «Добрый день, я - секретарь директора Валентина Иванова». (Ни в коем случае не Валя!) С этих же слов следует начинать беседу, отвечая на телефонный звонок.

Интересоваться людьми, которые приходят в офис, а тем более ждут приема руководства, необходимо, но ни в коем случае не следует пытаться заинтересовать каждого вошедшего своей персоной - для секретаря это более чем актуально.

Секретарь должен быть хорошим слушателем, который не станет перебивать, чтобы рассказать о себе самом, а задаст уместные вопросы, на которые человеку (посетителю или руководителю) приятно будет ответить.

Секретарь не должен раздражаться по пустякам. Известно, что умственные способности между людьми поделены не равномерно. И тем более не надо из-за этого подвергать коллег и посетителей фирмы даже малейшей критике. Критика в этой связи бесполезна, потому что зачастую вызывает обиду. Сочувствие к окружающим, терпимость и доброжелательность - вот качества, которые будут высоко оценены сотрудниками.

Важной частью имиджа является речь. Именно она является показателем нашей интеллигентности. Слова, произнесенные нами, говорят проницательному слушателю об обществе, в котором мы вращаемся, указывают на уровень нашего образования и культуры.

Конечно, для лица компании следует особое внимание уделить и внешнему виду. Двигаться следует спокойно и уверенно. Не надо спешить, чтобы не выглядеть испуганной и подобострастной. Поспешность свидетельствует не только о нервозности. Возникают сомнения в компетентности и статусе секретаря. Движения должны свидетельствовать о том, что человек уверен в себе и в той информации, которую намерены донести.

Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

Бизнес-профи отдают предпочтение жакетам свободного покроя, но не приталенным. Учитывайте также, что укороченный жакет делает фигуру выше и стройнее, а удлиненный - укорачивает рост. Длина рукавов - не менее чем «три четверти». Выбор воротника и лацканов зависит от формы лица: закругленные вырезы и воротники полнят, а заостренные - скрывают округлость лица. Наиболее подходящей считается прямая юбка, узкие юбки недопустимы. Разрезы не запрещены, но они, придавая наряду некоторую кокетливость, не всегда помогают подниматься по карьерной лестнице. Длина юбки определяется самостоятельно, но подол, когда девушка сидит, не должен быть выше середины колена.

Многие секретари отдают предпочтение черным костюмам, которые действительно создают впечатление солидности и официальности. Но черный - очень опасный цвет: мало того, что он угнетающе действует на психику, он очень интенсивный, а поэтому заглушает весь образ.

Не рекомендуются так же для офисных костюмов яркие цвета, а также коричневый (это связано с традициями делового мира). Кроме того, специалисты советуют уходить от белых блуз и отдать предпочтение пастельным тонам (лунный, жемчужный, грэж, кремовый, бледно-лимонный, шампань, холодные оттенки голубого).

Деловой имидж секретаря дополняют чулки телесного цвета (черные чулки приемлемы лишь в светской жизни), туфли-лодочки на каблуке 4-5 см. Обувь на низком ходу, сапоги и босоножки в офисе запрещены. «Законы жанра» требуют также, чтобы цвет обуви всегда был темнее юбки; совершенно исключены белые туфли.

Прическа должна быть элегантной и сдержанной. Укладки в стиле «девочка, бегущая от грозы», распущенные волосы ниже плеч подойдут лишь для светской жизни, а в офисе прическа должна иметь замкнутый контур. Приемлемы только натуральные цвета волос, а не игривые расцветки, подходящие для дискотек и молодежных вечеринок.

Конечно, в офисе недопустим интенсивный макияж, который лишь отвлекает внимание, и уменьшаете выразительность глаз. Не менее важная составляющая вашего имиджа - ухоженные руки. Самая лучшая форма ногтя - естественный овал. Цветной лак могут использовать деловые женщины , занятые в модельном и косметическом бизнесе. К «запретам» относятся так же украшения с блестящими камнями, с изображением символов и эмблем (крестики, знаки Зодиака, сердечки).

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, - исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

В заключении стоит сказать, что хороший секретарь должен постоянно стремиться к совершенствованию, иметь идеалы, образцы для подражания и следовать им - это придаст уверенности, сформирует самоуважение и закрепит его статус в компании.

У этого слова, как ни странно, нет женской формы. "Секретарь" - так называется профессия, без которой не обходится ни одна организация. Профессия, творящая вокруг себя мифы. "Секретарша" - девочка с ногами от зубов, которая пилит ногти в приемной? Бездельница? Чья-то протеже? Любовница шефа?
Хороший секретарь - белка в колесе, это пчелка, без которой начальник, как без рук. Задача секретаря - это не только отнести бумажку, принять звонок. Главная задача - облегчение работы руководителя. А сюда входят и микроклимат в приемной, и организация рабочего дня шефа, и построение его взаимодействия с окружающим миром.

Работа секретаря - это большие нервные нагрузки: множество звонков, спешащие сотрудники, масса дел, невозможность составить личный график работы, зависимость от настроения шефа... Но если хоть раз секретарь демонстрирует сотрудникам свое плохое настроение, потом любая претензия к сотрудникам, не выполнившим задание руководства, может ими расцениваться как "наезд" из-за плохого настроения. Конечно, секретарь должна обладать чувством юмора, чтобы корректно ответить на грубость или сделать вид, что не заметила ошибки, чтобы не вешать нос в тяжелых ситуациях и уметь поднять настроение не только себе, но и шефу!
Секретарь - замок на двери начальника: тот, кто знает "нужное слово", пройдет легко. Но у есть окружающих есть возможность манипулировать секретарем, и одно из умений секретаря - отделение личных отношений от рабочих. У этого вопроса есть и обратная сторона: клиентам и сотрудникам кажется, что в отношении секретаря к ним отражается отношение начальника. Поэтому необходимо быть корректной даже с неприятными людьми. Однако расположенность ко всем не должна переходить во вседозволенность: секретарь -правая рука начальника, поэтому не должен позволять самоутверждаться за свой счет недобросовестным работникам.
Главное умение секретаря - быстро собрать и хранить информацию. Как говорят преподаватели ВУЗов, специалист - это не человек, который знает все, а человек, который знает, где найти информацию! Секретарь должен быть таким специалистом - быть в курсе всего, не демонстрируя способ сбора информации. Секретарь обязан выяснить, кто из сотрудников чем занимается, чтобы знать, к кому обратиться за информацией. Бывает, что название должности человека не соответствует его функциям, например, вопросы решает не руководитель отдела, а его заместитель. Руководитель отдела имеет иллюзии, что руководит - нельзя лишать его иллюзий, но надо знать, к кому обращаться за ответом. Информацию важно не только собрать, но и донести. Хороший секретарь помнит: он существует для того, чтобы избавить начальника от чужих проблем, поэтому фильтрует информацию. Но руководителю необходимо знать результат любого процесса в организации, а также быть в курсе настроений в коллективе. Если его работа может быть поставлена под угрозу назревающим конфликтом - виной секретаря будет отсутствие попытки предотвратить беду. Секретарь - средство общения начальника с коллективом. Это не донос, а - работа. И еще одно важное правило: ни одна фраза руководителя, не предназначенная для передачи, не должна достигнуть ушей подчиненных.

Существующий миф, что секретарь - любовница шефа, хоть и не соответствует реальности в большинстве случаев, все же имеет под собой некоторые основания: начальник и секретарь проводят вместе больше времени, чем начальник дома, они вместе проходят "огонь, воду, медные трубы" бизнеса, поэтому иногда возникают отношения, переходящие рамки официальных. Конечно, заботливый секретарь заметит недомогание шефа, предложит таблетку, принесет чай ему, усталому, сделает бутерброд голодному, выступит советчиком при покупке духов жене и миксера теще, купит билеты в театр… Между хорошим секретарем и начальником устанавливается связь, которую можно было бы назвать дружеской. Она полезна в работе, но расстояние, существующее между шефом и секретарем, до дружбы или тем более любви лучше в интересах дела не сокращать.

Начинающему секретарю можно дать несколько советов , которые редко дают на курсах:

1. Руководитель и секретарь с самого начала должны обговорить список сотрудников, имеющих свободный проход в кабинет. Хорошо, если начальник обговорит и список коллег и приятелей, с которыми хотел бы быть соединен без лишних вопросов.
2. Существует легенда о секретаре Керенского, которая пришла на работу на следующий день после революции и была оскорблена беспорядком на рабочем месте. Это, конечно, крайний случай, но - порядок на столе руководителя должен быть Вашей заботой. Простым решением наведения порядка в бумагах могут стать папки "Срочно", "Решить", "Просмотреть", "Выбросить", "На подпись" на столе начальника. Они облегчат взаимодействие и будут предохранять от того беспорядка, который неизбежно создается на столе.
3. Обязательно нужно привить начальнику привычку: "Чтобы день начинался и кончался тобой". Вы должны попасть в его кабинет раньше, чем любой посетитель, для того, чтобы узнать его планы, напомнить о его встречах, разработать стратегию поведения.
4. Если начальник считает, что у него не секретарь, а референт, помощник, объясните ему необходимость Вашего присутствия на всех совещаниях и важных встречах - Вы должны быть в курсе договоренностей.
5. Перед тем, как отдать документ на подпись, продумайте, какие могут возникнуть вопросы, и заранее узнайте ответ. Лучше Вы будете дурочкой в приемной, чем в кабинете начальника.
6. Не медлите с выполнением поручений - но и не торопитесь. Помните армейскую шутку: "Не спеши выполнять приказ. Всегда последует команда "Отставить!".
7. Если Вы по вине сотрудника провалили поручение - поделитесь ответственностью с виновным. Но - никогда не оправдывайтесь. Помните, что быть виноватой тоже входит в функции секретаря.
8. Запомните любого гостя в лицо. Это - залог "безопасности" начальника, если нежелательный клиент явится без предупреждения - Вы успеете корректно "отразить нападение". То же относится и к именам людей - для любого человека значимо его имя. Учите имена, даже если они невозможны для запоминания. Трудно воспроизводимые имена-отчества проговорите про себя несколько раз. Люди, привыкшие, что их имена перевирают, еще больше зауважают начальника, если Вы этого не сделаете.
9. Обязательно запишите минутную информацию. Когда она будет не нужна - выбросите и забудете. Но перспективную информацию запоминайте: что записал - то из памяти стерлось.
10. При передаче информации надо продумать, на каком предложении сделать особое ударение, чтобы она запомнилась и была понятна.
11. Вы - записная книжка. Помните о личных датах руководителя. Он, занятый проблемами, может оказаться в ситуации банкира из рассказа О.Генри, который забыл о собственной свадьбе. Напомните ему о ней - даже если эта свадьба не с Вами.

Ну, а теперь - советы для тех, кто принимает на работу секретаря.
При подборе секретаря обязательно проверьте кандидаток на:

1. дикцию, звучание голоса, интонирование. Предложите сложную ситуацию - от вранья, что начальника нет на месте, до ответа разгневанному клиенту - и послушайте, как это будет звучать. Обратите внимание и на содержание ответов - тоже немаловажно.
2. стрессоустойчивость и доброжелательность. Девушка, которая на собеседовании вам обольстительно улыбается, может стать фурией при первом же конфликте, замучить истериками или выражениями своего плохого настроения. Если же девушка в стрессовой ситуации находит источник новых сил, и чем сложней задача - тем веселее, она годится на работу секретаря, но Вы должны будете позаботиться о том, чтобы у такого секретаря не было простоев.
3. грамотность. Документ о высшем образовании обещает, что письма не будут уходить с пятью ошибками в одном слове. По минимуму же уровень секретаря проверяется несколькими формами, например: "Согласно" - "документу" или "документа"? Второй тест - вопрос: "Простите, кому Вы звоните?". Если она пишет "документа" и говорит "звОните" - лучше ей отказать. Шанс переучить невелик.

И еще несколько советов:

1. Не смотрите на внешность - смотрите на рекомендации и анкету. Внешность можно будет откорректировать, ум - вряд ли.
2. Узнайте, готов ли секретарь, а главное - его семья, если она есть, к ненормированному рабочему дню. При договоренности о нормированном дне все же могут возникнуть ситуации, когда секретарь вынуждена задержаться на работе. Лучше, если секретарь будет женщина, не обремененная маленькими детьми: они требуют к себе большего материнского внимания.
3. Узнайте, не испытывает ли претендентка дискомфорт при необходимости быстро переключаться с одного дела на другое. Если испытывает - вряд ли она будет хорошим секретарем: начальнику придется ждать, когда она закончит отправлять факс, прежде чем заняться диктовкой срочного письма.
4. Постарайтесь определить, насколько претендентка с будущим шефом похожи психологически. Если она привыкла быстро говорить, а его такие люди раздражают, если она медлительна, а он любит, чтобы вокруг все горело - они не сработаются.

Инструкция

Чтобы стать хорошим офис- , необходимо обладать такими качествами как ответственность, коммуникабельность и энергичность. Кроме того, нужно стараться соответствовать имиджу и корпоративной компании.

На этой должности очень важно выполнять свои профессиональные обязанности качественно, особенно если в планах имеется подъем по карьерной лестнице.

Стоит помнить, что офис-менеджер – лицо фирмы, по его поведению, профессионализму и внешнему виду судят и о компании, и . Внешний вид всегда должен быть опрятным, соответствовать деловому стилю, а поведение не должно выходить за рамки дозволенного. Необходимо зарекомендовать себя как грамотного и пунктуального специалиста, который может правильно вести переговоры, умеет работать с техникой и является достойным лицом компании. Никаких опозданий на работу и конфликтов быть не должно что бы не случилось.

По возможности следует выделяться из общей массы сотрудников и, проявляя инициативу, вносить предложения по улучшению работы компании, делать замечания в случае необходимости. То есть показывать руководству, что вы настоящий член команды, которому небезразличны проблемы и интересы компании.

Хороший офис-менеджер должен уметь грамотно писать, быстро находить информацию и систематизировать ее. Особо важное место среди обязанностей занимает общение по телефону. Отвечать на звонки можно только с улыбкой на лице, предельной вежливостью и корректностью. Раздражительность и недовольство должно полностью отсутствовать независимо от того, сколько впереди еще невыполненной работы и в какое время суток приходится брать трубку.

Видео по теме

Обратите внимание

Работа офис-менеджера не всегда подразумевает стандартную продолжительность рабочего дня, чаще всего приходится подстраиваться под руководство, и не исключены командировки.

Полезный совет

Приступая к обязанностям офис-менеджера в первую очередь необходимо наладить контакт с остальными сотрудниками и только потом заниматься непосредственными делами

Источники:

• как стать лучшем менеджером
• На основе этих знаний секретарь должен уметь

У одних людей на достижение значительных успехов в профессиональной сфере уходят десятилетия, другие гораздо быстрее покоряют вершины карьерной лестницы. Если вы хотите стать топ-менеджером, вам нужно знать, какой путь к цели является самым коротким.

Инструкция

Конечно, чтобы стать топ-менеджером, нужно иметь высшее образование. И желательно иметь их два: одно – по вашей профессии, второе – по управлению персоналом и организациями. Поступить во второе высшее учебное заведение вы можете уже во время работы. Важно после первого института, университета или академии работать по специальности. Тогда у вас будет больше шансов стать топ-менеджером.

В противном случае вы рискуете застрять на горизонтали карьеры. Это означает, что человек меняет одну сферу за другой, получает смежные должности, но не растет вверх. Такое развитие неплохо для людей, имеющих разносторонние интересы и желающих расширить свою профессиональную сферу. Но если вы нацелены на руководящую должность и не хотите тратить на ее получение несколько десятков лет, вам стоит сузить свою специализацию и работать на повышение.

Если вы не хотите сокращать выбор компаний, в которых вы могли бы сделать карьеру, только до отечественных фирм, выучите английский язык. Хороший уровень иностранного языка даст вам преимущество перед остальными кандидатами на перспективное место в европейской компании. Будет отлично, если вы освоите не один, а два и больше иностранных языков. Помните, что в построении карьеры вам это очень пригодится.

Даже если вы закончили с отличием престижное высшее учебное заведения, не стоит считать, что работодатели будут бороться за вас и сразу предложат вам руководящую должность. Не меньше, а иногда даже больше обладателей красных дипломов, компании ценят тех, кто уже имеет опыт работы. Поэтому постарайтесь устроиться по специальности на последних курсах института на полставки. Совмещать отличную учебу и работу будет нелегко, зато потом вы сможете предъявить не только диплом, но и запись в трудовой книжке. Не исключено, что предприятие, на котором вы будете трудиться во время обучения, по окончании университета пригласит вас на постоянную работу.

Получив начальную должность в фирме, вам нужно максимально проявить себя. Сделать это можно по-разному. Одни сотрудники очень исполнительны, добросовестно относятся к работе и успешно справляются с большим объемом. Другие демонстрируют способность принимать на себя ответственность, проявлять инициативу и креативность, они не спешат выполнять полученное задание, а сначала думают, как упростить процесс. Наверняка вы уже поняли, какой тип работников может скорее рассчитывать на повышение. Если вы хорошо трудитесь, но не готовы брать на себя больше остальных, если вы не видите в целом ситуацию по компании, в которой работаете, потому что не хотите смотреть дальше своих обязанностей, у вас мало шансов выбиться в руководители.

Помните, что топ-менеджер должен выглядеть, говорить и вести себя соответствующе. Поэтому лучше сразу не расслабляться, а совершенствовать свои деловые навыки, думать о том, какие вещи составляют ваш гардероб, и не портить свою рабочую репутацию.

Профессия менеджера по работе с клиентами всегда пользовалась особой популярностью у искателей быстрых карьерных сценариев. Со стороны кажется, что достаточно лишь активности, презентабельной внешности и уверенных коммуникативных навыков, чтобы занять эту нишу. Однако нынешние работодатели стали куда более взыскательными.

Набор компетенций

Менеджер по работе с клиентами – это штатная единица, которая одинаково часто встречается, как в крупном бизнесе, так и в малом его сегменте.

Для каждого рынка существует определенный уровень требований к набору компетенций менеджеров по работе с клиентами. Сегодня специалисты этого профиля должны иметь преимущественно высшее образование в областях экономики, юриспруденции или менеджмента. Узкоспециализированные предприятия широко приветствуют наличие профильного образования – компании, торгующей металлопрокатом, выгоднее принять в штат менеджера с инженерным образованием.

Анализ вакансий крупных компаний демонстрирует возрастающий интерес к специалистам, окончившим курсы повышения квалификации в области эффективного бизнес-управления.

Малый и средний бизнес по-прежнему с радушием принимает менеджеров, имеющих средне-специальное образование и минимальный набор компетенций. Основным критерием отбора являются скорее коммуникативные навыки. Проще говоря, если специалист умеет вести диалог, обладает даром убеждения и мотивирован на заработок, то вероятнее всего, работодатель примет такого специалиста на работу.

Дополнительным плюсом для претендента на должность менеджера по работе с клиентами будут оконченные курсы , маркетингу, PR, риторике и пр.

Должностные обязанности

Чаще всего обязанности менеджера по работе с клиентами связаны с заключением новых сделок и увеличением продаж. Именно по этому критерию работодатель оценивает эффективность работы специалиста.

Большим преимуществом является наличие у претендента опыта работы в сфере продаж по профилю работы компании, а также действующей клиентской базы. Под базой надо понимать не столько перечень потенциальных адресатов услуг с их координатами, сколько налаженные взаимоотношения с людьми, отвечающими за заключение сделок.

Нередко, чтобы получить место в конкретной компании, претенденты вначале устраиваются на работу в организацию, работающую в той же сфере, но находящуюся ниже желаемого работодателя. Там формируется опыт и налаживаются отношения с клиентами.

Однако не всегда работодатель возлагает на менеджера по работе с клиентами обязанности по продаже продукции. Под этой должностью могут скрываться функции координатора по взаимодействию с клиентами. Чаще всего такие специалисты привлекаются компаниями по IT-продукции, софту, бухгалтерским и юридическим услугам. Представители компании не работают на рынке продаж, а только лишь предоставляют услуги и обеспечивают бесперебойную работу продукта.

Зарплатные ожидания

В зависимости от величины предприятия и региона зарплата менеджера по работе с клиентами очень разнится. В целом, специалист этой должности имеет средний заработок рядового офисного служащего.

Чаще всего зарплата работника этого профиля формируется из минимальной ставки, которую специалист получает гарантировано, и процента от заключенных сделок. Именно эта плавающая часть дохода является для специалистов основной. Отсутствие верхней планки в зарплате чаще всего привлекает в сферу работы с клиентами студентов заочной формы обучения, молодых специалистов, а также людей, заинтересованных в непродолжительном, но быстром заработке.

Работодатели с пониманием относятся к тому, что менеджеры по работе с клиентами – это специалисты, которые часто меняют места работы, поэтому по-настоящему ценных работников, готовы мотивировать доплатами.

Перепрофилирование

Успешные менеджеры по работе с клиентами далеко не всегда являются выходцами из сферы розничных прямых продаж. Крупный бизнес часто «создает» таких специалистов из работников компании, четко знающих сильные стороны предприятия, способных выгодно представить его третьим лицам.

В качестве менеджера по работе с клиентами могут выступать бывшие аналитики, привлеченные советники и консультанты, работники PR-служб, помощники руководителя и пр.

По набору компетенций к менеджеру по работе с клиентами ближе всего находится должность заместителя руководителя по взаимодействию с общественностью. Специалисты этого уровня нередко берут на себя публичное освещение деятельности предприятия, поэтому лучше кого-либо знают сильные стороны компании.

В малом и среднем бизнесе функции менеджера по работе с клиентами нередко возлагаются в качестве дополнительной нагрузки, на ведущих специалистов компании, руководителей профильных отделов, пресс-секретарей и пр.

Занять место менеджера по работе с клиентами могут и те специалисты, чья основная профессия никак не связана с продажами. Так, нередко в этом качестве могут выступать работники сферы услуг – административный персонал, работники сферы торговли.

Видео по теме