Любое предприятие и государственное учреждение - это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом - документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов - документоведов.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?

Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители - это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам . Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Обязанности документоведа

Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.

Подготовка документов (тем более строгой отчетности) - это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) - вовремя проинформировать начальство и сотрудников.

Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.

Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах :

Учет, контроль и хранение различных документов;

Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;

Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;

Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.

Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов - от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.

Требования к знаниям и навыкам документоведа

Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает :

основы права в части делопроизводства;

нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;

порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;

архивное дело;

основы программирования и обеспечения работы баз данных;

трудовое законодательство.

Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.

Должностная инструкция документоведа

Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций :

Как получить образование документоведа

Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется - «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия» .

Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии - не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.

Перспективы работы документоведом

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество - универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие . Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста - это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед - специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Перечень обязанностей, которые должен исполнять тот или иной сотрудник на своем рабочем месте, может быть указан в трудовом договоре. Часто приложением к этому документу выступает должностная инструкция. Ее обязательное составление законодательно не закреплено, но она помогает решить несколько задач одновременно. Рассмотрим, какой должна быть должностная инструкция документоведа и какие функции должен исполнять этот сотрудник.

Образец должностной инструкции документоведа

1. Общие положения

1. Документовед включается в разряд специалистов.
2. На должность:
   • документоведа принимается лицо, получившее высшее профобразование, требования к стажу работы отсутствуют;
   • документоведа II категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и стажем труда на этой должности от 3 лет;
   • документоведа I категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и трудовым стажем на позиции документоведа II категории от 3 лет.
3. Специалист, принятый на должность документоведа, должен иметь такие знания:
   • законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные бумаги вышестоящих инстанций, связанные с документационным обеспечением управления;
   • нормы и алгоритм планирования и процесс работы на базе компьютерной техники своего отдела;
   • способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
   • правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
   • создание и правильное ведение архивного дела;
   • нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС своего отдела;
   • начальные навыки программирования;
   • ведущий опыт в своей профессиональной области как российский, так и зарубежный;
   • основы экономики, организации труда и управления;
   • нормы законов РФ о труде;
   • Правила внутреннего трудового распорядка хозяйствующего субъекта;
   • требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
4. Документовед во время своей работы опирается на:
   • Устав (Положение) организации;
   • должностную инструкцию;
   • иные акты и бумаги, связанные с задачами документоведа в компании.
5. Начальником указанного сотрудника является ______________________.
6. Во время отсутствия документоведа на своем рабочем месте (по причине болезни или отпуска) его трудовые функции передают выбранному руководством лицу, которое получает вместе с тем права документоведа и будет нести ответственность за неполное или недобросовестное выполнение своей работы в период замещения.

2. Должностные обязанности

В список рабочих задач сотрудника входят нижеуказанные:

1. Создание и внедрение технологических процессов работы с бумагами и документной информацией на основе работы с ЭВМ и оргтехникой (сюда входят учет, контроль исполнения, оперативное хранение, консультативная деятельность).
2. Работа над совершенствованием деятельности своего отдела, контроль состояния делопроизводства в компании.
3. Подготовка предложений и мер по внедрению эргономических условий работы, рационализации рабочих мест персонала своего отдела.
4. Создание сервисов документации и табелей бумаг различного назначения и уровня управления.
5. Организация внедрения сервисов по работе с важными бумагами.
6. Участие в классификации состава бумаг и информационных показателей, уменьшении их числа и улучшении документопотоков.
7. Отбор документов, направляемых на государственное хранение, соблюдение хранения и участие в экспертизе ценности бумаг своего предприятия.
8. Изучение, анализ и обобщение ведущего опыта в сфере документационного обеспечения управления, создание нормативно-методических инструкций для других работников по вопросам документационного обеспечения.
9. Вместе с руководством участвовать в процессах подбора, распределения и повышения квалификации персонала своего отдела.

3. Права

Сотрудник при выполнении своей работы наделен следующими полномочиями:

1. Принимать участие и выражать свое мнение в обсуждении проектов решений начальства.
2. С одобрения своего руководителя привлекать персонал к совместному решению поставленных перед ним задач.
3. Требовать от персонала других отделов компании нужные сведения и бумаги.
4. Участвовать в решении вопросов начальства относительно исполняемых трудовых функций.
5. Требовать от администрации компании оказания помощи в решении некоторых рабочих задач.

4. Ответственность

Сотрудник, принятый на должность документоведа, несет ответственность:

• за неполное и некачественное выполнение своей работы, — в порядке, зафиксированном в трудовом законодательстве РФ;
• за ошибки и преступления, совершенные во время своей работы, — согласно нормам, описанным в действующем административном, уголовном и гражданском законодательстве РФ;
• за причинение материального вреда — в соответствии с нормами, закрепленными действующим трудовым законодательством РФ.

ФАЙЛЫ

Для чего требуется должностная инструкция в компании

Наличие документа позволяет нанимателю решить несколько задач:

• предельно точно описать требования к сотруднику, его образованию, квалификации;
• обосновать отказ в приеме на должность, если соискатель не удовлетворяет каким-то требованиям;
• обосновать правомерность дисциплинарного взыскания, если лицо «провинилось» или недостаточно хорошо выполнило свои обязанности;
• разделить трудовые функции между несколькими работниками с одинаковыми должностями;
• закрепить границы ответственности для персонала.

Изучив должностную инструкцию, работник-документовед должен точно понимать, что от него требует работодатель.

Важно! Инструкция может быть как самодостаточным документом, так и приложением к трудовому контракту.

Какая информация должна быть в тексте бумаги

В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

Раздел «Общие положения»

В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам. Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации.

В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

Раздел «Должностные обязанности»

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции.

Раздел «Права работника»

В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

Раздел «Ответственность работника»

Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

Общие моменты оформления

Должностная инструкция формируется на основе тех данных, которые зафиксированы в Квалификационных справочниках должностей, например, в справочнике, утвержденном Минтрудом в постановлении от 21.08.1998 №37, или профстандартах.

Созданием данного документа на предприятии занимается кадровый работник, юрист, сам руководитель, его заместители. Важно, чтобы составлять документ помогал непосредственный начальник документоведа. Именно он обладает достаточным пониманием того, какими навыками должен обладать соискатель и какую работу в организации он будет выполнять.

Как оформить должностную инструкцию

1. Сначала в самом верху в середине указывают полное название компании и по желанию ее реквизиты.
2. Потом должна быть отметка об утверждении документа руководителем. Он должен будет расписаться и поставить там дату утверждения инструкции.
3. Затем пишут заголовок документа и располагают ниже его полный текст.
4. В конце расписываются руководитель отдела (начальник сотрудника), сам документовед и лица, с которыми согласовывалась бумага.

К сведению! Как правило, формируют два экземпляра должностной инструкции. Первый забирает себе работник, а второй хранится в отделе кадров. Сотруднику можно оставить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы всегда можно было уточнить необходимые вопросы, сверить что-либо в процессе своей трудовой деятельности.

Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто такой документовед?

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

• в министерствах и ведомствах,
• в государственных и местных органах власти,
• в административных службах,
• в ведомственных архивах,
• в органах ведомственного управлении,
• в коммерческих структурах,
• в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

• ответственность;
• внимательность;
• аккуратность;
• скрупулезность;
• усидчивость;
• грамотность;
• хорошая память;
• самоорганизованность;
• дисциплинированность;
• коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

• иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
• уметь работать с ПК;
• знать архивное дело;
• знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
• иметь опыт работы с документацией.

Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа

Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:

• Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;
• Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (о делопроизводстве в органах федеральной власти);
• указы и распоряжения Президента и Правительства РФ;
• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• отраслевые документы - правовые акты министерств, комитетов и прочих ведомств;
• государственные стандарты на документацию и пр.

Какие обязанности выполняет документовед в организации?

Должностная инструкция документоведа определяет его функциональные обязанности. К ним относятся:

• ведение документации;
• упорядочение и проверка документов;
• внедрение систем ведения документации;
• ведение реестра документов;
• оптимизация документопотока;
• обеспечение сохранности документации;
• отбор документов для передачи на архивное хранение;
• подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам и т.п.;
• копирование и сканирование документов;
• регистрация входящей документации и др.

Особенности работы специалиста в школах и детских садах

Чем отличаются обязанности документоведа в школе или ином образовательном учреждении от его работы в иных отраслях? Образовательные учреждения имеют ограниченный штат работников, поэтому одному лицу приходится совмещать сразу несколько профессий: документоведа, секретаря, кадрового работника, делопроизводителя. В обязанности документоведа в детском саду или школе помимо вышеперечисленных функций нередко входит:

• составление трудовых договоров с рабочим персоналом и оформление личных дел сотрудников;
• подготовка проектов распорядительных документов по движению персонала;
• организация и ведение делопроизводства и т.п.

Соискатель работы на должность «Документовед» кроме высшего образования должен иметь опыт работы с документами. Для получения необходимого опыта можно поработать помощником секретаря, юриста или иного специалиста. Ряд высших учебных заведений России проводят обучение по специальности «Документоведение». Заработная плата специалиста в среднем по стране составляет 20-30 тыс. руб., но может быть как выше, так и ниже этого показателя (в зависимости от отраслевой принадлежности организации и прочих факторов).

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2019/2020 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

Должностные обязанности документоведа

1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

Документовед должен знать

2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

3) Требования к квалификации .

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)

4. Документовед должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
• порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
• методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
• порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
• организацию архивного дела;
• нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
• основы программирования;
• методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
• основы эргономики, социальной психологии, социологии;
• документообразование;
• отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
• основы экономики, организации труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности документовед руководствуется:

• законодательством Российской Федерации,
• Уставом (положением) организации,
• приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности документоведа

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права документоведа

Документовед имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность документоведа

Документовед несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция документоведа - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

Без четко работающего оборота официальных бумаг в деятельности любого предприятия наступил бы хаос. Не дает этому произойти документовед. Рассмотрим его обязанности и перспективы профессии.

Средняя заработная плата: 20000 рублей в месяц

Востребованность

Оплачиваемость

Конкуренция

Входной барьер

Перспективы

Документооборот – неотъемлемая часть деятельности организации, учреждения или компании любой формы собственности. Каждая деловая бумага должна быть оформлена по всем правилам, систематизирована и сохранена в течение положенного срока. Поэтому вполне логично, что профессия «документовед» сегодня очень востребована. Рассмотрим, в чем заключается работа, как оплачивается труд и каковы требования к специалистам.

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

1. «Документоведение».
2. «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру - возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

• Московский финансово-юридический университет.
• Донской технический госуниверситет.
• Иркутский госуниверситет.
• Воронежский институт экономики и социального управления.
• Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать , и или . Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

• составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
• систематизировать документооборот;
• организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
• заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
• сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
• передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
• наводить порядок во входящих документах;
• создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
• готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Чтобы успешно справляться с этой задачей, специалисту понадобятся теоретические знания назначения и оформления документов всех разновидностей. Также ему нужно будет определять, обладает ли юридической силой тот или иной документ. Делать это правильно помогут основы права.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа - грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование - обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь - способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги - все это может влететь предприятию в копеечку.

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

• Москва - от 25 до 60 тысяч рублей.
• Санкт-Петербург - от 25 до 50 тысяч рублей.
• Краснодар - от 15 до 35 тысяч рублей.
• Новосибирск - от 20 до 40 тысяч рублей.
• Тюмень - от 20 до 60 тысяч рублей.
• Волгоград - от 12 до 25 тысяч рублей.
• Ростов-на-Дону - от 20 до 30 тысяч рублей.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии - ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов - возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество - приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый - монотонность деятельности. А второй - уровень ответственности.

Перспективность профессии

Информация - важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того - она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.